La comunicazione interna deve essere concepita come elemento fondante della struttura organizzativa. Senza comunicazione è impossibile che le parti di un sistema organizzativo possano funzionare: essa infatti, si propone come espressione, veicolo e come contesto per facilitare gli scambi all’interno del sistema azienda e tra le parti interessate.
Primo compito della comunicazione interna è quello di fare da snodo di informazioni e dati ma anche quello di impostare relazioni e rapporti fra i diversi soggetti interessati. In questo modo permette all’organizzazione di raggiungere livelli di efficienza ed efficacia molto alti, con l’effetto positivo di ottenere gli obiettivi prefissati in modo meno dispendioso e più immediato.
Un aspetto rilevante di tutte le organizzazioni è senza dubbio il clima aziendale, inteso come ambiente in cui si opera e si lavora. La comunicazione interna identifica il clima e allo stesso tempo contribuisce in modo rilevante a definirne le caratteristiche. È infatti dalla qualità della comunicazione che si rilevano le sfumature e l’identità stessa dell’ambiente di lavoro. I mezzi adottati per comunicare, il numero e la qualità delle riunioni interne, le occasioni di scambio e di incontro più in generale, i documenti e gli altri strumenti impiegati, sono tutti fattori di qualità del “clima” che si vive all’interno di una organizzazione.
In questo caso agendo sulla comunicazione interna si possono ottenere risultati concreti riferiti al sistema delle relazioni e si può incidere sulla condizione percepita dal lavoratore e sul suo livello di partecipazione ed appartenenza al sistema impresa. Questo riflesso della comunicazione interna si verifica a prescindere dalla natura dei messaggi diffusi: un’organizzazione che dialoga con i propri dipendenti trasmette un senso di attenzione ed importanza nei confronti del capitale umano.
Grazie a un sistema di comunicazione interna, utilizzato nella diffusione e promozione della missione e della visione organizzative, si può arrivare a rafforzare la partecipazione ed il senso di appartenenza all’organizzazione. Una buona comunicazione all’interno di un’impresa accelera lo sviluppo dei processi, viene percepita all’esterno come fattore di efficienza e permette alle persone coinvolte nei processi di sentirsi parte di un sistema che funziona.
È attraverso la comunicazione interna, inoltre, che si possono gestire percorsi legati al cambiamento organizzativo inteso, non solo come attuazione di modifiche nell’organizzazione dei processi, ma anche come promozione degli stessi attraverso campagne di comunicazione, o con l’adozione di nuovi strumenti e mezzi. In quest’ottica nel sistema di comunicazione interna comprendiamo anche la formazione: essa stessa promuove sviluppo di conoscenze, capacità, esperienze ed agisce sui cambiamenti in atto.
Fonte: www.tagove.com
La comunicazione interna promuove in più la cultura d’impresa: attraverso tutti i suoi mezzi, strumenti e manifestazioni, le persone coinvolte si abituano gradualmente ad un modo di lavorare sempre più connesso alle evoluzioni del sistema in cui operano e collegato alle modifiche che il mercato esterno richiede. Il risultato è la creazione di un’ecosistema dove dipendenti ed imprenditori sono in linea con gli obiettivi aziendali.
Ma come si progetta un sistema di comunicazione interna efficace che porti ad un miglioramento sostanziale? Attraverso questi semplici passi:
- Costruire un sistema di comunicazione interna è una importante necessità per tutte le organizzazioni, anche per le più piccole: non si può confinare la comunicazione alla sola pausa caffè o alle riunioni formali e informali che caratterizzano la vita quotidiana delle imprese.
- Nella progettazione del sistema di comunicazione interna andranno rilevate prima di tutto le modalità ed i bisogni di tutti i soggetti interessati, ognuno dei quali è portatore di interessi generali (quelli legati all’andamento complessivo dell’organizzazione) e particolari (quelli riferiti ai ruoli ricoperti ma anche a processi e progetti gestiti all’interno e verso l’esterno).
- Occorre, inoltre, rappresentare bisogni e necessità relativi ai processi primari e secondari dell’organizzazione.
- Successivamente è necessario poter individuare azioni, strumenti e mezzi che possano promuovere tutte le possibili applicazioni ed effetti che la comunicazione interna produce.
- Infine è indispensabile poter pianificare il sistema di comunicazione come fosse un progetto che contempli una strategia chiara e condivisa, costituito da un budget e da risorse necessarie (tempi e responsabilità), oltre a definire modalità di verifica e controllo dei risultati ottenuti.
I principali passaggi da attuare nella progettazione della comunicazione interna saranno:
- Analisi dello scenario/contesto di riferimento (dove comunico?), che può comprendere la rilevazione di: caratteristiche dell’ambiente, modalità e processi di comunicazione attuati, definizione degli stakeholders e loro bisogni, programmi attuali e futuri;
- Strategie e obiettivi di comunicazione: in termini di aspettative e di risultati attesi (perché comunico?);
- Gli stakeholders di riferimento e i loro vantaggi attesi (a chi comunico?);
- I contenuti della comunicazione (cosa comunico?);
- La pianificazione operativa: descrizione di azioni, iniziative e mezzi da utilizzare (quali azioni devo sviluppare?);
- I tempi di sviluppo per ciascuna azione (con quali tempi comunico?);
- Il budget destinato alle azioni, ovvero lo stanziamento economico dedicato alle attività previste, le competenze necessarie, ecc. (Quante risorse mi servono?);
- Il controllo dei risultati (Quali effetti ha prodotto la mia comunicazione?).
Fonte: www.jcount.com
Il progetto legato alla comunicazione interna deve prevedere uno stretto collegamento agli obiettivi aziendali, come già detto, rispetto ai quali spesso si presenta come uno degli strumenti attuativi. La comunicazione infatti, produce effetti sul piano del contesto organizzativo (clima, ambiente e relazioni), del funzionamento (quale scambio di informazioni e dati), della cultura organizzativa (conoscenza e competenza), del livello di identità e appartenenza, del cambiamento organizzativo in senso più allargato.
Rispetto a tutti questi piani la comunicazione interna consente di attuare percorsi che promuovano cambiamento e miglioramento, tanto da essere non solo oggetto ma anche strumento per dare un surplus all’ecosistema azienda. In questo senso il piano di comunicazione interna può essere visto come piano di miglioramento di tutti i fattori che, oltre i processi produttivi, determinano evoluzioni all’interno dell’organizzazione.
Ultimo passo, ma non meno importante, consiste nel creare un dialogo con il proprio dipendente, o cliente interno. Ascoltare il proprio cliente interno significa essere protesi all’ascolto delle sue esigenze e dei suoi bisogni. Fornire feedback quali-quantitativi costanti sulle azioni intraprese è l’occasione per misurare le qualità di vita d’azienda, con indagini di clima e survey che sono in grado di definire il quadro della situazione. Non solo, è importante proporre dei punti di ascolto al cliente interno, che si traducono in possibili strumenti da usare anche verso il cliente esterno.
Non solo informazione dunque ma anche interazione, ovvero possibilità di far dire la propria, secondo un nuovo modello di comunicazione interna che scalza definitivamente il vecchio schema top down e riconosce al dipendente un ruolo attivo nel dialogo con l’azienda di cui fa parte.